tid registrering

Tidsregistrering koster på bundlinjen og giver utilfredshed – tillidsbaseret ledelse er vejen frem

i POV Business/Ledelse af
KOMMENTAR // POV BUSINESS – Udover at vi skal turde sætte vores medarbejdere fri, stole på at vi har ansat voksne mennesker, som i bund og grund går på arbejde for at gøre et godt stykke arbejde, og at pauser er en naturlig del af vores ydeevne, så er der også et profitargument: dine problemer stiger eksponentielt, jo tættere du kommer på fuld udnyttelse af dit system. Din organisation er derfor mest effektiv, forandringsparat og agil, lang tid før den er maksimalt udnyttet. Når du forsøger at udnytte dit system fuldt ud, har det negative følgevirkninger som stress, ineffektivitet, projektforstoppelse og utilfredshed, skriver Louise Sparf.

Jeg var egentlig i gang med at skrive en klumme om, hvorvidt ledelse overhoved gør en forskel, når 85 ud af 100 medarbejdere er uengagerede på arbejde og 85 ud af 100 medarbejdere oplever at udføre ligegyldigt pseudoarbejde (Gallup, 2020).

Det diskuterede jeg med en tidligere kollega over en kop kaffe. Vi drøftede det paradoks, at Danmark er verdens lykkeligste land og et rigt videnssamfund med gode jobmuligheder, samtidig med at vi kender alt for mange, som er stressede, deprimerede og utilfredse med deres arbejde.

Tillid kræver fuld gennemsigtighed og transparens igennem organisationen. Tillid kræver nye vaner og forståelse for det menneskelige økosystem, som maximalt bør være 80 procent belagt

Vi oplever at utilfredsheden forsøges holdt i ave med bonus og løngodtgørelser i stedet for at tage tyren ved hornene og ændre ved de grundlæggende årsager til mistilliden og mistrivslen.

Blandt medarbejdere er der én synder, som ledelsen passende kan starte med at ændre: tidsregistrering.

”Der er intet som tidsregistrering, som kan kvæle min livskraft og motivation”, nærmest råbte min tidligere kollega hen over kaffen.

Efter kaffen sad jeg tilbage med en undren: Hvordan kan det være, at tidsregistrering fortsat et værktøj i mange virksomheders styringskasse i år 2020, når vi bryster os af at have et arbejdsmarked, der bygger på tillid og hvor vi agendasætter medarbejdernes trivsel og motivation.”

“Svaret er, at tillid og frihed under ansvar alt for ofte er tomme floskler, og at århundreder med kontrol og et øje på hver en finger har sat sine dybe spor i vores ledelsesstil og organisationsstruktur. Og efter at have tænkt over det, ændrede min klumme spor.

Fremtiden er frihed?

Vores fremtidige arbejdsmarked beror på en ledelsesstil, der er mindre topstyret, mere nærværende og mere demokratisk. I hvert fald hvis man skal tro diverse markedstrends og ledelsesrådgivere. Ved den netop afholdte konference, Børsen Ledelse 2020, drøftede danske top- og mellemledere fremtidens ledelse ud fra budskaber om 4-dages arbejdsuge, netværksbaserede strukturer, ingen mellemledere, åbenhed og frihed.

Men når danske ledere mødes og klapper hinanden på ryggen over, at fremtiden for det danske arbejdsmarked er frihed, fleksibilitet og tillid, hvordan kan det så være, at så mange virksomheder holder fast i opfindelser fra samlebåndets tidsalder. Tidsregistrering er mere end blot et fartbump på vejen til frihed. Kontrol, micro-management og indskærpelse af medarbejdernes frihed står i skarp kontrast til de flotte ord.

Kontrolmekanismerne bag registrering af tid er skabt i en maskinel tid, hvor medarbejdere blev anset som humane ressourcer

Bevares – jeg ved godt, at der er et kunde- og leverandørforhold, som af mange gode grunde fastholder behovet for timeregistrering.

Det er ikke uden grund, at det offentlige kan skydes i skoene, at de har haft et for naivt partnerskab med deres leverandører og omvendt, at leverandører har misbrugt tilliden til deres opgaveløsning.

Jeg har været på begge sider af hegnet, og jeg ved, hvor let de gode intentioner drukner i misforstået kommunikation, der som ringe i vandet indgyder kontrol frem for at styrke tilliden i samarbejdet. Men det godtgør ikke, hvorfor både kunde og leverandør opretholder et internt timeregnskab over for deres medarbejdere.

Registrering af tid suger kraft ud af innovationen

Kontrolmekanismerne bag registrering af tid er skabt i en maskinel tid, hvor medarbejdere blev anset som humane ressourcer. En arbejdskraft, der kan planlægges, styres, allokeres og optimeres. Denne form for kontrol kan kun opfattes som et tegn på mistillid, og har den effekt, at medarbejderne bliver mindre tilfredse og derfor ikke leverer en ligeså god arbejdsindsats.

Så kære leder, hvorfor forsøge at følge med i alt, hvad dine medarbejdere laver i løbet af dagen, når registrering af timer suger kraft, arbejdslyst og motivation ud af dem.

Hvis du virkelig ønsker at dine medarbejderne fra hjertet hjælper hinanden, deler viden, oplever ægte arbejdslyst og måske endda er innovative og nytænkende, hvad skal du så bruge registreringen af timer til?

Hvad betyder det for din arbejdsplads, om der registreres 3,4 timer barn syg, 2,5 timer deltagelse i internt møde eller 8,7 uddannelsesdage hen over et år?

Spørg dig selv, hvilken adfærd du vil fremskynde og optimere:

Er dit mål 37 perfekt registrerede timer hver uge?

Eller er dit mål, at den enkelte medarbejder skal opleve åbenhed, støtte og frihed til nytænkning?

Hvis du virkelig ønsker, at dine medarbejderne fra hjertet hjælper hinanden, deler viden, oplever ægte arbejdslyst og måske endda er innovative og nytænkende, hvad skal du så bruge registreringen af timer til?

3 trin til en fremtidssikret model

Der er tre enkle og helt basale trin til en fremtidssikret model: Accepter, Smid ud, Genintroducer.

  • Accepter

Accepter at vi skriver 2020. At verden virkelig har forandret sig – at vi er midt i den 4. industrielle revolution og en global pandemi, hvor medarbejderne gør krav på nye ledelsesstile, nye organisationsformer og nye måder at arbejde på – både i form og i indhold.

  • Smid ud

Ressourcestyring, tidsregistrering, bemandingsplaner – det hele bør kastes ud og makuleres.  Gentænk dine styringsværktøjer. Hvilket værktøj og hvilken detaljeringsgrad har I brug for i jeres virksomheds styringskasse.

  • Genintroducér

Genintroducér tillid. Og her mener jeg ikke de tomme floskler. Jeg mener ægte tillid som en grundlæggende organisme i jeres strukturer og i jeres kommunikation.

Du skal regne med 32 effektive timer, ikke 40 timer. Og nej, de skal ikke registreres, de skal flyde

Tillid kræver fuld gennemsigtighed og transparens igennem organisationen. Tillid kræver nye vaner og forståelse for det menneskelige økosystem, som maximalt bør være 80 procent belagt.

Det betyder, at du skal regne med 32 effektive timer, ikke 40 timer. Og nej, de skal ikke registreres, de skal flyde.

Ledelsen skal ikke bruge tiden på administration (det er management). Ledelsen skal bruge tiden på at støtte, coache, supportere (ikke curle). Der skal være tid til kaffe, snak på gangen, videndeling, gåture, nye perspektiver og kreative ideer. Et system, som med Morten Münsters ord, er helt perfekt, når ”der altid (er) tre medarbejdere, der sidder og drikker kaffe”.

Fik du din egen kaffe galt i halsen?

Jeg tænker, at du måske sidder tilbage i din stol og kæmper med din aversion mod den dovenskab og slendrian, jeg netop har præsenteret dig for.

Derfor smider jeg endnu et argument ind, som enhver kapitalist er nødsaget til at tage til efterretning:

For udover at vi skal turde sætte vores medarbejdere fri, stole på at vi har ansat voksne mennesker, som i bund og grund går på arbejde for at gøre et godt stykke arbejde, og at pauser er en naturlig del af vores ydeevne, så er der også et profitargument: dine problemer stiger eksponentielt, jo tættere du kommer på fuld udnyttelse af dit system.

Det koster langt mere end det giver at udnytte de sidste 20 procent af dit system

Din organisation er derfor mest effektiv, forandringsparat og agil, lang tid før den er maksimalt udnyttet.

Når du forsøger at udnytte dit system fuldt ud, har det negative følgevirkninger som stress, ineffektivitet, projektforstoppelse, utilfredshed. Og det er uanset om vi taler om medarbejdere, biler, computerservere mv. For mere information tjek Every Computer Performance Blog og videnskabelige modeller om køteori.

Summa summarum, det koster langt mere end det giver at udnytte de sidste 20 procent af dit system.

Start i dag

Du har reelt kun to valgmuligheder, heldigvis kan de implementeres allerede i dag

  1. Du kan stoppe med at pakke din ledelsesadfærd ind i flotte, men tomme ord som tillid og frihed under ansvar og bibeholde din virksomhedsstyring og strukturer, som de er og fortsat kæmpe med de negative følgevirkninger af et fuldt belagt, kontrolleret system.
  2. Du kan ændre adfærd og indføre ægte tillidsbaseret ledelse. Start med at smide bare ét af de styringsværktøjer ud, som skaber mistrivsel, utilfredshed og mistillid blandt dine medarbejdere. Jeg vil foreslå, at du starter med tidsregistreringen.

Dermed skaber du et naturligt rum for effektivitet, forandringsparathed, agilitet og ikke mindst trivsel i din organisation.

Velkommen til 2020.


LÆS FLERE ERHVERVSKLUMMER AF LOUISE SPARF HER


Topillustration:

Facebook kommentarer

Modtag POV Weekend, følg os på Facebook – eller støt vores arbejde

Modtag ugens væsentligste analyser, anmeldelser og essays i POV Weekend – hver fredag morgen.
Det er gratis, og du kan tilmelde dig her  Pil mod højre

POV er et åbent og uafhængigt dansk non-profit medie.
Har du mulighed for at støtte vores arbejde? Bliv frivilligt støttemedlem her  Pil mod højre

Louise Sparf er CEO og co-founder af Mindcap samt debattør med erfaring inden for bæredygtige it-løsninger og digitalisering af det offentlige Danmark. Louise har stået i spidsen for ledelsen af en kompleks projektportefølje med stort strategisk fokus og høj offentlig bevågenhed. Hun udfordrer eksisterende metoder og ledelsesparadigmer, og søger inspiration i de agile udviklingsmetoder, Holacracy og regenerativ ledelsesteori.

Seneste artikler om POV Business