TID & TRIVSEL // KLUMME – Tid er ikke noget, vi får. Det er noget, vi skaber. Så hvorfor arbejder vi ikke mere strategisk med at frigive tid i vores organisationer i stedet for at undre os over, at medarbejderne bliver stressede og skaber utilfredsstillende resultater? Signe Skall Toke anviser her en vej til gladere ansatte og mere succesfulde organisationer.
Af Signe Skall Toke
Tid er afgørende for, om vi formår at implementere vores mål og ønskede forandringer i praksis. Det viser erfaringer fra implementeringsvidenskaben. For det kræver ofte mere tid, end vi lige tror og rent faktisk afsætter – før vi finder på den næste idé, der så også lige skal implementeres.
Tidsforbrug og tidsstyring i organisationer og virksomheder er således meget mere end pauser og restitution.
Det er min påstand, at vi i rigtig mange organisationer kan være meget mere strategiske omkring, hvor meget arbejde vi sætter i søen på en gang. Griber vi tiden mere realistisk og strategisk an, kan vi udrette større ting og skabe bedre resultater, samtidig med at medarbejdere og ledere trives bedre.
I mange organisationer er vores opgaveprioritering, tidsforbrug på møder og generelle tidsstyring ikke noget, vi tillægger stor strategisk værdi
Her kommer en række konkrete greb og fokusområder, som kræver et vedholdende implementeringsarbejde i organisationen, men som kan frigive tid og skabe mere balance og bedre resultater i hverdagen.
Arbejd strategisk med tidsstyring
Virksomheder og organisationer arbejder ofte strategisk med faglige mål, medarbejdertilfredshed osv. Men i mange organisationer er vores opgaveprioritering, tidsforbrug på møder og generelle tidsstyring ikke noget, vi tillægger stor strategisk værdi, ligesom vi ofte ikke arbejder aktivt med at reducere unødigt tidsforbrug.
Problemet er bare, at selv om vi arbejder derudaf, har vi ifølge Dennis Nørmark historisk set aldrig været så lidt produktive og innovative i organisationer og virksomheder, som vi er i nutidens organisationer. Og det skyldes blandt andet, at nye idéer og god implementering i praksis, hvor vi skaber resultater, der rykker, begge er ting, der kræver tid.
I de fleste organisationer taler vi selvfølgelig opgaveprioritering løbende – men det er de færreste, der har fokus på strategisk og med faste kadencer at minimere tidsforbruget for at skabe plads til for eksempel fordybelsestid, reduceret mødetid, frisk luft, motion og restitutionstid mv., som alle kan være gavnlige elementer, der sikrer både trivsel og højere produktivitet i arbejdstimerne.
Der findes en række prioriteringsværktøjer og praksisser, som kan danne udgangspunkt for en samtale om tidsforbrug på opgaver. Disse kan være anvendelige i en fase, hvor man træner en kulturel forandring i forhold til at minimere unødigt tidsforbrug.
Reduktion i den tid, vi bruger på forskellige opgaver, møder mv., er ikke et engangsforetagende. Ønskede resultater kræver, at det indarbejdes som fast tilbagevendende praksis i organisationen.
Beløn faglige resultater og ikke overarbejde
I mange organisationer forveksles overarbejde, en konstant tilgængelighed og lange arbejdsdage med de gode og langsigtede resultater. Men sådan hænger det langtfra altid sammen.
De medarbejdere, der nedprioriterer restitution, vil være i større risiko for at blive overbebyrdede, og vores hjerner kan slet ikke tænke i helheder, når vi er stressede.
I bogen Regenerativ Ledelse omtaler Laura Storm og Giles Hutchins et omfattende studie fra London School of Economics fra 2019.
Studiet omhandler kompleksitetsteori og ledelse og viser, at ledere, der er overbebyrdede af informationer og opgaver, ofte reagerer ved at blive nærmest intolerante over for den usikkerhed, der er ved at navigere i en omskiftelig verden. Modsat fremmer vi hjernens betingelser for at kunne tænke systemisk, relationelt, “ud af boksen” og i helheder ved at sikre tid, pauser og træne evnen til fordybelse.
Så hvis du både vil have gode fremtidssikrede løsninger og kollegaer i trivsel, så indarbejd en ny kultur, hvor belønning/opnormering mv. går til dem med de stærkeste og mest fremtidssikrede faglige løsninger, og som tør gå tidligt hjem, hente børn og prioritere egen trivsel. For det er også til gavn for arbejdspladsen på den lange bane.
Træn negativ formåen
Ifølge Bo Jensen, der er bestyrelsesformand i Dansk Implementeringsnetværk, så er der i vores organisationer grænser for, hvor meget vi kan overskue på samme tid.
I sin seneste bog Systemisk Implementering refererer han til begrebet “negativ formåen”, der handler om kompetencer, som udadtil er passive; at overveje, analysere sammenhænge og relationer, afveje forskellige perspektiver på problemstillingen, vente, udholde usikkerhed, ikke-beslutte osv.
Negativ formåen er den nødvendige balance til al aktivitet. Hvis man kun kan være aktiv, er man styret af sine umiddelbare impulser, fordi man ikke magter at vente, overveje, mærke og sanse. Det er negativ formåen, som tillader, at man overvejer og tænker, inden man handler, konkluderer og taler.
Begynd med at italesætte negativ formåen som en vigtig værdi, og hent eventuelt inspiration i det regenerative paradigmes begrebsverden om cykliske arbejdsmetoder, hvor vi følger en mere naturlig rytme i vores arbejdsliv inspireret af naturen med forår-sommer (som billede på aktive perioder) og efterår-vinter (som billede på restitution og fordybelsestid).
Sæt medarbejderne fri
Har I ambitioner om at skabe varige forandringer i den måde, I arbejder og bruger tiden på, så kan en transformation mod mere frisættende og regenerative organisationsformer være vejen frem mod både mere tid, højere trivsel og bedre faglige løsninger.
I det regenerative paradigme er frisættelsen af medarbejderne et centralt element, hvor de faglige beslutninger kan træffes uden at skulle igennem et helt hierarki af mellem- og topledere
Ifølge Dennis Nørmark er hierarkiske organisationer sjældent ret effektive. Ligesom trivslen i mange hierarkiske systemer er massivt udfordret – både på leder- og medarbejderniveau.
Organisationer med mange ledelseslag, beslutningskomitéer, koordinerende enheder og procedurer kræver meget tid af de ansatte. I Krifas bog Trivsel – Et stærkere Danmark fremhæves Rane Willerslevs begreb kreativitetskrise, som han påpeger, er opstået, fordi medarbejdere ikke får lov at udfolde sig. I stedet bruges tiden på ledelsesbetjening og koordinering, der ikke skaber plads til nytænkning.
I det regenerative paradigme er frisættelsen af medarbejderne et centralt element, hvor de faglige beslutninger kan træffes uden at skulle igennem et helt hierarki af mellem- og topledere. Og der er tid at hente i de frisættende metoder.
Start i det små med at frigive tid
Implementer en bevidst mødekultur
Vi bruger uforholdsvis meget tid på møder og kan med fordel arbejde med rammer om forberedelse, beslutningskompetence til stede på alle møder, antallet af timer på møder mv.
Introducer fordybelsestid
Sammenhængende tid afsat til uforstyrret at fordybe sig i ny viden og fagligt stof er centralt for, at vi også ender med de bedste løsninger og kan arbejde kreativt, produktivt og med komplekse problemstillinger.
Introducer uforstyrret arbejdstid og pauser
En anvendelig metode er at arbejde i arbejdssprint af 25 minutters varighed efterfulgt af en pause, der sikrer, at hovedet ikke udtrættes. Der kan arbejdes med forskellige variationer af uforstyrret arbejdstid og pauser, der passer til den enkelte organisation.
Giv den overskydende tid tilbage
Et sidste og afgørende råd er at give den overskydende tid tilbage og lade medarbejdere og ledere bruge tiden på motion, frisk luft, fordybelse og restitution, så der bliver skabt plads til nye idéer, effektivitet i de faglige løsninger og øget trivsel.
Som bonus kan du i den forbindelse sætte lidt ekstra god samvittighed ind på bæredygtighedskontoen. Ifølge Tim Jacksons bog Prosperity Without Growth kan det at arbejde mindre give folk mere tid til at fokusere på enkelhed og reducere overforbrug. Dette reducerer den samlede mængde ressourcer, der kræves for at opretholde en tilfredsstillende levestandard.
Der er blandt andet påvist et mindre madspild, mere mad lavet fra bunden og mere opmærksomhed på bæredygtige kostvaner. Hertil kommer, at mindre arbejde oftest vil føre til bedre helbred og trivsel og vil reducere stressniveauer, hvilket igen kan føre til mindre forbrug af sundhedsydelser og medicin.
I en organisatorisk kontekst kan kortere arbejdstid desuden reducere transporttid og energiforbrug i forbindelse med pendling. Dette bidrager til at mindske det samlede energiforbrug og dermed CO2-udledningen.
Artiklen her blev først publiceret hos Impact Insider, som POV har et mediesamarbejde med. Du kan se en liste over vores samarbejdspartnere her.
Modtag POV Weekend, følg os på Facebook – eller bliv medlem!
Hold dig opdateret med ugens væsentligste analyser, anmeldelser og essays i POV Weekend – hver fredag morgen.
Det er gratis, og du kan tilmelde dig her 
POV er et åbent og uafhængigt dansk non-profit medie.
Har du mulighed for at bidrage til vores arbejde? Bliv medlem her
