Lad os holde færre møder og blive mere glade – og mere effektive

af i POV Business

POV BUSINESS // DAGENS POV – Vi holder alt for mange møder, og de slider på vores arbejdsglæde. Lad os skære fedtet fra og holde få gode møder, der skaber arbejdsglæde og rykker noget, foreslår Ditte Enevoldsen og Louise Sparf-Bruun, der giver deres bud på fem forslag til at gøre dit næste møde bedre.

Vi møder os igennem arbejdsdagen.

Ledere bruger i snit 80 procent af deres arbejdstid på møder, viser undersøgelser. Og 80 procent af lederne synes tilmed, at det er spild af tid at holde møder i det omfang, anfører tidsskriftet Economist i en artikel med den sigende titel: Tortured by meetings – you take minutes and waste hours.

Vi holder møde for at få godkendelse, rapportere, afstemme, give feedback, informere og for at diskutere. Og så kommer mødeforberedelsen, udvikling af slides, agenda og den efterfølgende opsamling

Alligevel holder vi flere og flere møder på alle niveauer i organisationen.

Vi holder møde for at få godkendelse, rapportere, afstemme, give feedback, informere og for at diskutere.

Og så kommer mødeforberedelsen, udvikling af slides, agenda og den efterfølgende opsamling, som i det mindste skal sørge for, at der enten handles i overensstemmelse med mødets diskussioner eller – værre – retfærdiggøre den tid, der blev brugt.

En fyldt kalender gør dig vigtig

Men hvad er grunden?

En af dem kunne være udviklingen af det, man kan kalde en kedelig “travlheds-kultur”, hvor det at have en fyldt kalender på mange arbejdspladser og i mange miljøer bliver opfattet som dedikation, indflydelse og prestige. Man er ganske enkelt vigtig, når man holder mange møder.

Størstedelen af danske medarbejdere går kun på arbejde for at få udbetalt løn og ikke oplever en tilknytning til organisationens vision og kultur

Konsekvensen bag en fyldt kalender kan imidlertid meget hurtigt lede til manglende tilstedeværelse, og at man dertil altid halser bagefter. Man kommer for sent til det næste møde og er kun i brudstykker mentalt til stede. Det går ud over kvaliteten på ens næste møde.

Endelig bliver fokus ofte spredt for tyndt ud over samtlige arbejdsopgaver når størstedelen af arbejdstiden bliver brugt på møder. Konsekvensen bliver i sidste ende, at arbejdsopgaverne bliver dårligt. Ganske enkelt, men jo ikke særlig godt.

Vi skal udfordre værdien af møder

Et relevant spørgsmå at stille i den sitation er: når organisationens ledere sidder i møder størstedelen af arbejdstiden, hvornår bliver der så udført ”rigtigt” arbejde?

En Gallup-undersøgelse fra 2017 viser, at 69 procent af danske medarbejdere er uengagerede, og hele 24 procent er aktivt uengagerede.

Om end Danmark faktisk ligger i toppen af de vesteuropæiske lande i undersøgelsen (globalt er det hele 87 procent, der ikke er engagerede i deres arbejde), så betyder det høje tal, at størstedelen af danske medarbejdere kun går på arbejde for at få udbetalt løn og ikke oplever en tilknytning til organisationens vision og kultur.

Gode møder skal have et klart formål, en fast struktur og forudgående afklaring af deltagernes rolle på mødet

En af årsagerne til det faldende engagement bliver tillagt øget tidsforbrug til kontrol- og rapporteringsprocesser og manglende retning og coaching fra nærmeste leder. Og det er åbenlyst særdeles vanskeligt at være en retningsgivende og coachende leder, når man sidder i møder hele tiden.

Gentænk organisationen ét møde ad gangen

En sund og effektiv mødekultur, der ikke dræner medarbejderne for energi, bør adressere de tre p’er: Purpose, Plan og Part to Play.

Gode møder skal have et klart formål, en fast struktur og forudgående afklaring af deltagernes rolle på mødet. Hvis ét af de tre P’er ikke er til stede, så aflys mødet øjeblikkeligt.

Her er vores fem bud på, hvad du kan gøre for at opnå gode møder og frigive tid til værdiskabende opgaver:

  • Tal sammen – allesammen: En samtale mellem to mennesker er ikke et møde.
  • Purpose: Definer på forhånd formålet med at mødes, og hvad output skal være.
  • Kalender-Hack: Hack din Outlook: 20 minutter til korte møder og (max) 45 minutter til lange møder.
  • Rolle: inviter kun aktive deltagere til mødet, og sørg for at deltagerne kender deres rolle på mødet.
  • Stilhed: Eksperimentér med aktiv stilhed som et arbejdsredskab på møder.
    Vi har en travl og støjende hverdag, hvor snak, mail og elektroniske gadgets tager vores fokus.
    Vi skal have stilhed til at finde vores mentale fokus og reflektere over input.
    Så afsæt minimum ét minut ved mødes start og ét minut to tredjedele inde i mødet til refleksion i stilhed.
    Og sluk telefonerne

Held og lykke med bedre møder og mere tid til det værdiskabende.


Topillustration samt indsat billede: https://myetchasketchlife.files.wordpress.com

Om Ditte Enevoldsen
Ditte er ledelseskonsulent og foredragsholder med erfaring fra Schweiz og Danmark, med speciale i forandringsprojekter og #FutureOfWork ledelsesparadigmer. Hun er akkrediteret underviser i Change Management og certificeret i LEAN Six Sigma, SAFe, IPMA og Holacracy.

Om Louise Sparf
Louise er direktør og debattør med erfaring inden for bæredygtige it-løsninger og digitalisering af det offentlige Danmark. Louise har stået i spidsen for ledelsen af en kompleks projektportefølje med stort strategisk fokus og høj offentlig bevågenhed. Hun udfordrer eksisterende metoder og ledelsesparadigmer, og søger inspiration i de agile udviklingsmetoder, Holacracy og regenerativ ledelsesteori.

Seneste artikler om POV Business