
BUREAUKRATI // KRONIK – Politikernes ambitioner om at nedbryde bureaukratiet er velkendt, men realiteten er kompleks og tidskrævende, og de store administrative byrder tager tid fra kerneopgaverne. Robert Olsen, forstander på Kofoeds Skole og tidligere leder af andre sociale tilbud for udsatte borgere, giver et indblik i det omfattende dokumentations- og administrationsarbejde, han og hans medarbejdere skal udføre. Kan der skabes en balance mellem nødvendigt bureaukrati og effektivt arbejde for borgerne?
Dette indlæg er udtryk for skribentens holdning. Alle holdninger, som kan udtrykkes inden for straffelovens og presseetikkens rammer, er velkomne, og du kan også sende os din mening her.
For nylig var den der igen. Den politiske ambition om, at bureaukratiet skal nedbrydes. Under valgkampen i 2022 udtrykte en politiker det med disse ord i en debat: ”Vi skal have lederne ud i praksis.” Udtalelsen blev gentaget ved præsentationen af ældreaftalen tidligere i år, hvor der blev argumenteret for færre skemaer.
Politikernes frustration over bureaukratiets byrde synes at være dybt forankret. Jeg kunne ikke være mere enig. Som leder af forskellige selvejende institutioner med driftsaftaler med det offentlige har jeg været vidne til en stadig voksende mængde af dokumentations- og administrationskrav i de sidste tredive år.
Jeg var lige ved at glemme fødevarekontrollen, webtilgængelighedsloven, offentlige udbud, forsikringer, biltilsyn, køreregler, arbejdstilsynsregler, byggetilladelser og meget andet
Men det virker, som om politikerne ikke er klar over omfanget af det papirarbejde, som de og embedsmændene har opbygget i årtier. Bureaukrati er i dag langt mere end et par skemaer, som medarbejderne skal udfylde.
Ingen kan være imod dokumentation, vel?
Jeg har personligt oplevet udviklingen som forstander af Mændenes Hjem, KFUM Kollegiet og Kofoeds Skole, hvor vi har arbejdet med udsatte borgere. Men jeg kunne lige så godt have været leder af et plejehjem, et botilbud for psykisk syge eller andre direkte indsatser for borgere.
Det er en selvfølgelighed, at der skal måles og vejes, så effekten af et tilbud kan dokumenteres. Det er en del af det såkaldte ”New Public Management”. Over årene er det sket med introduktionen af forskellige styringsredskaber. Fra ”Total Quality Management” over ”forandringsledelse” til ”Lean”. Alle med det formål, at vi skal blive bedre, hurtigere og mere effektive. Jeg tør slet ikke tænke på, hvor meget tid som er gået med at sætte sig nogenlunde ind i disse systemer for så kort tid efter at finde ud af, at systemet er passé, og et nyt og spændende koncept er på vej ind … igen.
Tanken om at dokumentere og måle kan virke fornuftig. Det appellerer til vores ønske om effektivitet og ”den indre sociolog”, som vil vide mere om de mennesker, vi møder.
Ingen kan være imod dokumentation. Det er jo vigtigt. Men det tager tid!
Og dokumentation udgør kun en flig af det samlede bureaukrati, som vi er underlagt.

Ingen kan være imod, at vi forebygger ulykker, vel?
En fredag eftermiddag var jeg blevet indkaldt til et to timers møde om beredskabsplaner. Tidspunktet var ubelejligt, og jeg havde forsøgt at undslå mig, men fik besked fra mødeindkalderen, som understregede, at det var vigtigt, at alle var med til mødet.
Det er ikke, fordi beredskabsplaner er nye for mig eller min arbejdsplads. Vores beredskabsplan er opdateret i 2022 og igen i 2023. Vi har – naturligvis – lavet beredskabsplaner og procedurer for ulykker, brand, vold, trusler, bomber, corona og meget mere. Udgangspunktet har ikke været et abstrakt ”hævet trusselsniveau”, men konkrete handlinger i det nære, som vi har måttet forholde os til.
Tre gange, mens jeg har været leder her, har der været advarsler, udsendt af Beredskabsstyrelsen. En gang var det et udslip fra en nærliggende medicinalfabrik, som gjorde, at vi alle skulle holde os indendørs, og to gange er der gået ild i dæk og autolager på Refshaleøen med en vindretning mod os. Et element, som desværre også er en del af vores beredskab, er, at vi arbejder med socialt udsatte, som kan være påvirket af rusmidler, være psykotiske eller ulykkelige. Det kan give udslag i vold og trusler.
Så vi har (og har brug for) beredskabsplaner for alle mulige områder. For at forebygge ulykker. For at tage vare på de borgere, vi har her, og de medarbejdere, som arbejder her. Og for at være med til at gøre lokalområdet omkring Kofoeds Skole til et trygt sted.
Jeg deltog i mødet og opdaterede vores beredskabsplan. Den er nu nået op på over 60 sider, med overordnede betragtninger om organisation, kriseledelse og samarbejde og så underafsnit om brand, konfliktforebyggelse og krisehåndtering, alarmberedskab, terrorberedskab til sommermarked, IT- sikkerhedspolitik og corona-beredskab.
Ingen kan være imod, at vi forebygger ulykker. Det er jo vigtigt. Men det tager tid!
Ingen kan være imod, at vi forebygger snyd, vel?
Da jeg i 1993 startede i en lederstilling på Mændenes Hjem, og regnskabet skulle laves, kom revisor Bjerregård – nogle gange med en elev på slæb. De var på stedet én til halvanden dag, tog kopier og tog hjem og lavede regnskabet. Midt på året kom de også på uanmeldt kasseeftersyn. Regnskabet fyldte 4-5 sider.
Senere blev revisionen digital; der kom nye revisionsregler, revisor Bjerregård blev opkøbt; der kom nye revisionsregler (igen); revisor Bjerregårds opkøber blev opkøbt, og der kom hvidvaskloven. Og så kom Britta-sagen.
Der er et før og et efter Britta-sagen – et før og et efter september 2018.
I alle dele af forvaltningen gav Britta-sagen så store rystelser, at der kom både livrem og seler på. Ikke for at arbejdet bliver udviklet og forbedret, men så man kan holde sin ryg fri. Skemaer, præcise budgetter og målbare mål skal udfyldes i skabeloner og lægges ind og konfirmeres via MitID. Projekter er ikke mere for de kreative og de nytænkende, men for dem, som kan navigere de administrative vande og besnære beslutningstagere med de rette buzzwords og sprogblomster.
De revisionsregler, vi i dag skal følge, er vokset til mange hundrede sider. Nu tropper revisionen op med fem personer, som gransker alle mulige dele af vores økonomiske og administrative forhold. Regnskabet og revisionsprotokollatet fylder i dag cirka 60 sider. Derudover skal vi hvert år udarbejde en regnskabsinstruks, som i detaljer fortæller om alt, vi gør, og hvordan alle procedurer skal foregå i vores organisation. Her skal jeg måske lige indskyde, at det ikke er, fordi der er rod i vores administration og regnskaber. Tværtimod.
Flere revisioner, der skal læse alle reglerne, koster flere penge. Det tager også mere tid for alle regnskabsmedarbejderne og de administrative medarbejdere. Vi skal indhente kørekort og/eller anden billedlegitimation fra bestyrelse og ledelse til banker, revisor, CVR-register og meget, meget mere. Men det er ikke nok, at vores regnskab revideres af et revisionsfirma. Vores regnskab skal tjekkes af Socialministeriet, derefter Finansministeriet, og for at det ikke skal være løgn, så også Rigsrevisionen.
Forskellige regeringer og politikere har – hver gang der har været en ”sag” med forkert brug af offentlige midler – brugt lejligheden til at stramme, tjekke og kontrollere regnskaber endnu mere.
Ingen kan være imod, at vi forebygger, at der snydes med pengene. Det er jo vigtigt. Men det tager tid!
Ingen kan være imod ”den danske model”, vel?
Indtil engang i 90’erne var der ingen, der brugte tid på lokale lønforhandlinger. Alt blev forhandlet centralt. Men både faglige organisationer og arbejdsgivere i det offentlige (politikere) syntes, det var en god idé, at man forhandlede tættere på det enkelte sociale tilbud. Ny Løn og lokale lønforhandlinger skulle virke motiverende og honorere de dygtige medarbejdere.
Men sådan virker det ikke i praksis
Ny Løn betyder, at jeg og personaleafdelingen skal gøre et stort forberedende arbejde med lønstatistikker, indbydelser og koordinering af møder og forhandlinger og bagefter implementere resultaterne. Samtidig skal vi bruge tid til at forhandle med de ca. 10 forhandlingsberettigede organisationer, som vi har på vores sociale tilbud.
Men det største paradoks er, at vi, samtidig med at vi årligt forhandler lønstigninger, oplever, at bevillingerne går ned. De reguleringer, vi får, tager kun højde for de centrale lønforhandlingers udvikling. Det vil sige, at hver gang vi siger ”ja” til lokale lønstigninger, skal vi skære ned i den sociale service et andet sted. For eksempel er en af de større faglige organisationer på vores arbejdsplads årligt kommet med lønkrav, som svarer til, at vi skal sige 2-3 medarbejdere op.
De grundlæggende overenskomster er også kun blevet større og mere komplicerede. På vores område er de grundlæggende spilleregler for overenskomsterne på 1.500 sider.
Jeg skriver ikke dette for at nedgøre faglige organisationer, overenskomster eller forvaltningsloven, men for at reflektere over de paradokser, det skaber, og for at reflektere over, hvor meget tid vi bruger på dette – og ikke på de borgere, vi skal servicere.
Ingen kan være imod ”den danske model”. Den er jo vigtig. Men det tager tid!
Ingen kan være imod Socialtilsynet, vel?
Nu har Socialtilsynet meddelt, at de kommer igen! Da jeg informerer medarbejderne om det, får jeg straks to hurtige svar på min mail: ”Har de ikke lige været her?”
Den 1. januar 2014 kom fem nye socialtilsyn. Socialtilsynene blev oprettet på baggrund af en række sager på det sociale område, hvor manglende tilsyn havde medført, at udsatte borgere var blevet behandlet dårligt. Pressen havde skrevet om de dårlige forhold, og politikerne måtte handle. Resultatet blev Socialtilsynet. Socialtilsynet kommer også forbi Kofoeds Skole jævnligt. Det er jeg som udgangspunkt ikke utilfreds med. Der skal være styr på de indsatser, som de udsatte borgere får.
Når Socialtilsynet melder et besøg, sætter det en bølge i gang, hvor vi (jeg og Kofoeds Skoles medarbejdere) skal ændre vores kalendere og rette ind efter de dage, Socialtilsynet kommer. De bruger 2-3 dage af vores tid på at besøge os, snakke med de borgere, som bor hos os og tale med medarbejdere m.m.
Ved Socialtilsynets besøg skal vi hver gang aflevere lister på medarbejdere, bestyrelse, referater fra møder, handleplaner og andet efterspurgt materiale. Ved sidste socialtilsyn afleverede Kofoeds Skole ca. 150 sider skriftligt materiale til Socialtilsynet.
Dertil kommer, at vi også skal sætte os ind i den model og de regler, som Socialtilsynet er underlagt for at kunne honorere deres krav. Det er materiale, som omfatter 250 sider. Og for at det ikke skal være løgn, har politikerne bestemt, at det er de sociale tilbud, som selv skal betale for tilsynene.
Ingen kan være imod Socialtilsynet. Det er jo vigtigt. Men det tager tid!
Ingen kan være imod et godt arbejdsmiljø, vel?
Det må have været tilbage i 1998, at daværende arbejdsminister Jytte Andersen afholdt et pressemøde i Øksnehallen på Vesterbro. Jeg så tilfældigt et opslag på gaden uden for Øksnehallen om pressemødet og gik u-inviteret derind. Her hørte jeg, at man skulle gennemføre et EU-direktiv om, at alle arbejdspladser skulle lave en ”arbejdspladsvurdering” (APV). Jeg snuppede materialet og gik tilbage til min arbejdsplads. Inden lovgivningen blev gennemført, var vi allerede i gang med at udarbejde Mændenes Hjems første APV.
I dag laver jeg stadig APV’er hvert 2.-3. år. Det er en stor proces, da alle skal inddrages, alle skal høres, og der skal laves spørgeskemaer, som alle skal udfylde. Der skal tages højde for fysiske forhold, kemiske forhold, ergonomi, psykiske forhold, sexchikane, mobning, krænkelser og meget mere. Vi stiller lige under 100 spørgsmål i vores APV. På Kofoeds Skole fylder resultaterne af spørgeskemaerne for den samlede APV 44 sider, og de lokale APV’er ca. 350 sider tilsammen. De skal analyseres både samlet og i den enkelte afdeling, og så skal der udarbejdes handleplaner.
Og så er der alle de andre regler og retningslinjer på arbejdsmiljøområdet, som vi prøver at holde trit med.
Jeg tror, hverken jeg eller nogen medarbejdere vil sige, at arbejdsmiljø ikke er vigtigt. Men hver gang skal vi tage tilløb for at komme i gang med APV’en. Og vi vil nok altid være bagud på nye regler fra Arbejdstilsynet, fordi vi ikke automatisk får besked om deres (jævnlige) ændringer.
Ingen kan være imod et godt arbejdsmiljø. Det er jo vigtigt. Men det tager tid!
Ingen kan være imod, at vi behandler data ordentligt, vel?
Hver tredje mandag har vi økonomi og ledelsesmøde. På det seneste møde blev jeg mindet om, at vi skal revidere vores GDPR-regler.
GDPR betyder General Data Protection Regulation og er et EU-regulativ, som beskriver, hvordan persondata skal behandles og beskyttes. GDPR blev implementeret i Danmark i 2018 og skabte nærmest panik i så godt som alle store og små organisationer. Alle organisationer skulle nu udarbejde GDPR-regler, som skulle godkendes hos offentlige myndigheder. Selve regulativet om reglerne fylder 100 sider.
På Kofoeds Skole betød det, at et udvalg blev nedsat til at kortlægge og beskrive databehandlingen, og vi fik udpeget en intern ”GDPR-revisor”, som skulle tjekke det hele. Vi skulle lære at indrapportere egne fejl, og vi skulle tjekke, at vi ikke på nogen måde brød egne eller overordnede regler. Kofoeds Skoles GDPR-regler fylder 150 sider. Samtidig reviderede vi vores IT-sikkerhedspolitik og beredskabsplan for IT-nedbrud og sikkerhedsbrister. Det var lige 30 sider mere. Det er et omfattende arbejde.
Ingen af os ønsker, at vores data bliver misbrugt. Så nu har vi masser af papir, som er bestemt af politikere, og som er en del af vores nødvendige arbejde. Der bliver holdt øje med det. Og hvis vi ikke gør det ordentligt, får vi påtaler og anmærkninger.
Ingen kan være imod, at vi behandler folks data ordentligt. Det er jo vigtigt. Men det tager tid!
Ingen kan være imod brandtilsyn, vel?
Jeg tror, vi alle synes, at brandforebyggelse og brandtilsyn er en god ting. Det synes jeg også. Jeg er gået med på brandsyn i 30 år, og der er langt fra de første tilsyn på Mændenes Hjem til i dag. Dengang kom den gamle brandmajor i uniform til receptionen, og der blev ringet efter pedellen. Pedellen kom så ned til receptionen og nåede på vejen lige at fjerne de kiler, som holdt dørene åbne. Brandmajoren og pedellen havde kendt hinanden i årevis. De drak kaffe, snakkede om at fiske og gå på pension, og efter en time gik brandmajoren igen. Vi fik ingen anmærkninger.
De dage er ikke mere. Først ændrede brandvæsenet sine rutiner: Uniformen blev lagt væk, og de sendte en ny mand hver gang. Nye kontrollanter så forskellige ting og tolkede reglerne forskelligt med det resultat, at vi fik påbud, og tingene blev ændret til det bedre. Kilerne forsvandt permanent, og inden jeg forlod Mændenes Hjem, var der brand- og røgalarmer på alle værelser.
Over de sidste 30 år er brandregulativerne blevet ændret mange gange. Det giver udfordringer, fordi det ofte kræver specialviden og særlige redskaber at leve op til brandregulativet. Vi må købe bistand til at lave vores flugtvejsskilte, så de lever op til reglerne. Vi har eksterne teknikere til at tjekke vores slukningsmateriel og sprinkleranlæg, samt at nødbelysning og brandalarmeringstrykkene virker. Det koster alt sammen penge. Penge, som skal tages andetsteds fra. Alt sammen helt nødvendigt for, at vi kan leve op til kravene.
Ingen kan være imod brandtilsyn. Det er jo vigtigt. Men det tager tid!
Ingen kan være imod konkurrence og udbud, vel?
Lige efter sommerferien sidste år holdt jeg møde med en samarbejdspartner om, hvorvidt vi skal byde, når kommunen sætter deres beskæftigelsesindsats i udbud.
For 30 år siden var der ingenting, der gik i udbud. Politikere har gennem årene ønsket, at ting gik i udbud for at få øget konkurrence. Men udbuddene har ikke skabt konkurrence. De har skabt bureaukrati.
Det koster kassen at sende opgaver i udbud. Også på det sociale område. De, som vinder udbuddene, er ikke de, som er bedst til at udføre opgaverne. Det er ikke de, som har størst erfaring med opgaverne og borgerne. De, som vinder, er de, som er bedst til at læse og skrive.
I sidste udbudsrunde på beskæftigelsesopgaver skulle der afleveres materiale, der svarede til 120 sider for at komme i betragtning. Det materiale, vi skulle læse for at kunne skrive udbuddet, var et tilsvarende antal sider. Forvaltningerne har medarbejdere ansat til at skrive, udvikle og diskutere udbuddene, og de samme medarbejdere skal derefter vurdere de indkomne bud på opgaven. Først derefter indgås kontrakter.
I forvaltningerne sidder selvfølgelig folk, som er eksperter i sådanne udbud. Men der er i dag også virksomheder, som er specialiserede i at udarbejde eller facilitere udbudsprocesser for sociale tilbud på samme måde, som man kan hyre et firma til at drive sin hjemmeside. Det var nyt for mig, men lærerigt at finde ud af, at der findes virksomheder, som kun laver det.
Ingen kan være imod konkurrence og udbud. Det er jo vigtigt. Men det tager tid!
Hvordan kommer man ud af en benlås?
Jeg var lige ved at glemme fødevarekontrollen, webtilgængelighedsloven, offentlige udbud, forsikringer, biltilsyn, køreregler, arbejdstilsynsregler, byggetilladelser og meget andet. Beskæftigelseslovgivningen alene fylder over 20.000 sider. Alt sammen noget, der tager ufatteligt meget … tid.
Når jeg skriver i overskriften på dette indlæg, at vi ligger i administrativ benlås, er det selvfølgelig et billede på, at vi kun kan bevæge os meget lidt. Når vi snakker om friere rammer for botilbud til udsatte eller ældre; så må vi hele vejen rundt om den problemstilling, som hedder bureaukrati. Ikke kun et par skemaer.
De tilsyn og de rammer, som politikerne gentagne gange siger, vi skal lave mindre af, har de selv skabt. Og hvem vil tage ansvar for at fjerne de processer, som skal forhindre den næste brand eller Britta-sag?
Den byrde må vi være mange til at bære. En benlås kan man ikke komme ud af alene, men et mindstemål må være, at lovgivere, myndighedspersoner hver gang nøje vurderer formål, nødvendighed, omfang og hyppighed, når love og regler skal igangsættes eller revideres.
Læs også Andreas Karkers analyse “Regeringen drukner i bureaukrati: stigning på 11 mia. kr.”
POV Overblik
Støt POV’s arbejde som uafhængigt medie og modtag POV Overblik samt dagens udvalgte tophistorier alle hverdage, direkte i din postkasse.
- Et kritisk nyhedsoverblik fra ind- og udland
- Indsigt baseret på selvstændig research
- Dagens tophistorier fra POV International
- I din indbakke alle hverdage kl. 12.00
- Betal med MobilePay
For kun 25 kr. om måneden giver du POV International mulighed for at bringe uafhængig kvalitetsjournalistik.