STATSLIGE BESLUTNINGSPROCESSER // KRONIK – Der er brug for at løfte kvaliteten og forbedre samarbejdet på tværs af kompetencer i staten – hele vejen fra idé til implementering. Her er 6 trin, som alle er essentielle for succes, skriver Frederik Helms Kaae, ekspert i statslige beslutningsprocesser.
Med coronakrisen under kontrol og et Danmark, der åbner mere og mere, står det klart, at de økonomiske konsekvenser for statens finanser er betydelige. Samtidig var sidste valgkamp præget af politikernes løfter om forbedringer af den offentlige velfærd og service.
Det står derfor krystalklart, at man skal have mere ud af skattekronerne i staten. Og staten har heldigvis et unikt potentiale i forhold til at skabe endnu bedre rammer for en effektiv drift og en bedre løsning af opgaverne.
Skal staten skabe en bedre velfærd for færre penge, så kræver det, at alle fagligheder i endnu højere grad end i dag bliver inddraget gennem hele beslutningskæden
I modsætning til den private sektor, så ”ejer” staten hele beslutningskæden – fra ide, over lovgivning til implementering og drift. Det giver de statslige institutioner en helt unik mulighed for at skabe rammerne for en effektiv administration. Den mulighed kan udnyttes markant bedre, end det sker i dag.
Men skal staten skabe en bedre velfærd for færre penge, så kræver det, at alle fagligheder i endnu højere grad end i dag bliver inddraget gennem hele beslutningskæden frem til selve driften.
For store fortolkningsmuligheder
Forandringer skal ikke bare fokusere på konsekvenserne for borgerne, men også på hvordan man mest effektivt understøtter dem med systemer, og hvordan de skal administreres.
Når nye idéer bliver omsat til praksis, sker det normalt ud fra en relativ fast proces, som lidt forsimplet kan deles op i seks trin:
- Idéfasen, hvor nogen – ministeren, oppositionen, en interesseorganisation mv. – får en idé. Idéen bliver analyseret af dygtige embedsmænd med fokus på, hvad end der nu er vigtigt i det pågældende ministerium.
- Policyfasen, hvor idéen bliver omsat til et policy-udspil med politisk kant, som ministeren fremlægger.
- I forhandlingsfasen sætter Folketingets partier deres præg på udspillet, før der er flertal for det. Det endelige forslag indeholder derfor tit en række kompromisser og særhensyn.
- Herefter går lovfasen i gang, hvor juristerne omsætter den politiske aftale til en detaljeret lovtekst. I fasen her indgår diverse interne og eksterne høringer, inden lovgivningen bliver vedtaget.
- I implementeringsfasen vil det typisk være en styrelse, der har ansvaret for at implementere den nye lovgivning. Det kan betyde nye eller ændrede processer, videreuddannelse eller rekruttering af medarbejdere og ændring eller nyudvikling af it-understøttelse.
- Endelig er ideen klar til at blive til virkelighed i driftsfasen. Nu opstår problemet imidlertid. Den idé, som blev født for snart lang tid siden er nemlig ikke altid let hverken at it-understøtte eller administrere. Det er heller ikke altid, at den ender med at blive understøttet eller administreret efter hensigten.
Den relativt opdelte beslutningsproces betyder, at man først sent i processen begynder at tænke på it-understøttelse, implementering og administration af en ny idé. Og her er det ofte for sent at ændre noget, hvis den ellers glimrende idé viser sig vanskelig fx at it-understøtte eller realisere i praksis.
Fordelene ved design thinking er, at man udfordrer egne antagelser og på den måde identificerer den bedst mulige måde at løse et problem på
Det kan skyldes, at der skal tages særhensyn, arbejdes med skøn, hvis lovgivningen baserer sig på data, der ikke har en høj kvalitet, eller komplicerede integrationer, som kan gøre systemunderstøttelsen, automatiseringen af arbejdet, sagsbehandlingen og kontrollen vanskelig.
Beslutningsprocessen betyder også, at systemerne og selve administrationen ikke altid bliver udarbejdet i overensstemmelse med den oprindelige intention. Fortolkningsmulighederne for systemleverandører og sagsbehandlere bliver for store, og der opstår en risiko for, at implementeringen ligger langt fra, hvad beslutningstagerne egentlig ønskede sig.
Der skal arbejdes sammen på tværs fra begyndelsen
Staten ejer hele beslutningsprocessen, og staten kan derfor sikre, at beslutninger er politisk, fordelingsmæssigt, juridisk, budgetmæssigt, systemmæssigt og driftsmæssigt afbalancerede. Det kræver imidlertid, at beslutningsprocessen bliver mere smidig, end den oftest er i dag.
Inspirationen til en mere helhedsorienteret beslutningsproces kan komme fra it-området. På it-området har der været tradition for at lave store såkaldt vandfaldsbaserede projektbeskrivelser, som blev udviklet i faser i et klassisk leverandør-udfører-forhold.
I de seneste år er stadig flere virksomheder begyndt at anvende både design thinking og agil udvikling. Fordelene ved design thinking er, at man udfordrer egne antagelser og på den måde identificerer den bedst mulige måde at løse et problem på.
Det vil gøre, at alle kompetencer bliver udnyttet langt bedre og at der er højere kvalitet i den færdige lovgivning
Design thinking er en innovativ og slutbrugercentreret metodisk tilgang med fokus på at forstå brugeren, konteksten for et givent problem og selve problemet. Agil udvikling har mange fordele, bl.a. at forskellige fagligheder arbejder sammen i teams og arbejder sammen i hele udviklingsprocessen frem til et produkt er færdigudviklet. Blandt andet Digitaliseringsstyrelsen og Udbetaling Danmark har med succes brugt principper fra design thinking de seneste år.
Når design thinking og agile principper skal overføres til den statslige beslutningsproces kan man gå endnu videre. Derfor foreslår vi, at man sammensætter et eller flere tværfaglige projektteams på tværs af departementer og styrelser med mere.
Ved hjælp af et såkaldt ’360 graders perspektiv’ fra start til slut sikrer man sig, at idéerne kan blive implementeret, administreret og it-understøttet, og at idéen bliver sat i drift i overensstemmelse med den politiske intention og lovgivning.
Det gør, at nye ideer bliver kvalificeret fra forskellige vinkler, hvilket giver et markant bedre resultat. Det vil i høj grad udfordre gængse måder at arbejde på, og være et brud med eksisterende bureakratiske rammer – men det vil gøre, at alle kompetencer bliver udnyttet langt bedre, og at der er højere kvalitet i den færdige lovgivning.
Modtag POV Weekend, følg os på Facebook – eller bliv medlem!
Hold dig opdateret med ugens væsentligste analyser, anmeldelser og essays i POV Weekend – hver fredag morgen.
Det er gratis, og du kan tilmelde dig her
POV er et åbent og uafhængigt dansk non-profit medie.
Har du mulighed for at bidrage til vores arbejde? Bliv medlem her