Brug pandemien som brækjern for at prøve nye organiseringer i din virksomhed

Rene Dalgas og Flemming Riishøj 12.05.2020

POV BUSINESS // VIRKSOMHEDSORGANISATION – Med nedlukningen af Danmark er fulgt fyringer og konkurser af virksomheder, der sætter vanemæssige og traditionelle reaktionsmønstre, tanker og handlinger i gang. Lad os i stedet bruge den ulykkelige pandemi som brækjern for forandringer, for nu har vi muligheden for at forestille os andre måder at organisere ledelse, kommunikation, læring og styring på, skriver René Dalgas Andersen og Flemming Riishøj.

Reaktionen og formuleringen: ”Når vi kommer på den anden side af coronakrisen”, er en uheldig, ja ligefrem misvisende formulering.

Danmark er ikke en ø i verdenssamfundet og paratheden hos mange mennesker er sikkert ændret med isolation og hjemmearbejde. Mange er blevet arbejdsløse

Udsagnet indikerer en normalisering, der antager, at alt bliver business as usual, når regeringen hæver restriktionerne. men det, synes vi ikke, der er tegn på.

For nok kender vi ikke hele strategien for ophævelse af restriktioner – den såkaldte exit-strategi – men meget tyder i dag på, at der ikke er et klart før og efter pandemien, men snarer bliver tale om en gradvis lempelse, som vil medføre, at isolation, test og overvågning formodentlig skal fortsætte for at imødegå en anden og tredje bølge med coronasmitte.

Dette er det sundhedsfaglige perspektiv.

Hvis vi anlægger et økonomisk perspektiv, kommer hjulene derfor næppe til at rulle særlig hurtigt, når de første lempelser sker.

Danmark er ikke en ø i verdenssamfundet og paratheden hos mange mennesker er sikkert ændret med isolation og hjemmearbejde. Mange er blevet arbejdsløse, og økonomisk recession er formodentlig sandsynlig.

Bliv hjemme i så stort omfang som det er muligt, hold afstand men vær i tæt kontakt med hinanden er nogle af de budskaber, vi har vænnet os til fra regeringen og sundhedsmyndighederne i forbindelse med pandemien.

De opfordringer er den konstruktive anledning til at finde nye måder at producere på, men også til at organisere sig på i såvel private som offentlige virksomheder. Forestillingen om, at vi blot kan komme tilbage til den kendte, trygge og simple tilstand, vi var i før covid-19 virkelig fik fat i Danmark og i hele verden, er en utopi. Der er brug for at handle anderledes.

Brug situationen med nedlukning af verden til at træne de fremtidige måder at organisere sig på omkring kommunikation og opgaveløsning

Lad en ulykkelig global pandemi være brækjernet til at handle meget anderledes, ikke kun i forhold til det vi står i og den nærmeste fremtid, men at det bliver udviklet måder at handle på i forhold til alle former for organiseringer af og mellem virksomheder i, på lidt længere sigt.

Rokér godt og grundigt rundt på de sædvanlige måder at reagere på. Brug situationen med nedlukning af verden til at træne de fremtidige måder at organisere sig på omkring kommunikation og opgaveløsning. Gør virksomhederne agile. Det gælder også offentlige virksomheder.

Det er med andre ord bare med at finde nye veje at handle på i forhold til organisering af ledelse, kommunikation, læring og styring, såvel internt som eksternt i, af og mellem virksomheder. Der skal handles globalt i de lokale sammenhænge.

Omdrejningspunktet er, hvordan vi organiserer kommunikation horisontalt og vertikalt på tværs af organisatoriske grænser. For selv om arbejdet foregår i trio-grupper, teams, afdelinger, divisioner eller små og mellemstore virksomheder er det stadigmuligt at fastholde en effektiv kommunikation virtuelt. Vi har simpelt hen muligheden for at forestille os andre måder at organisere ledelse, kommunikation, læring og styring på.

Vi har lige nu en fantastisk mulighed til at forandre, tilpasse og designe organisationer, der står på et fundament af agilitet og handlekraft

Før covid-19 ville vi vælge det kendte, for det havde vist sit værd i en tid, hvor verden var relativ stabil og simpel. Men nu kan vi bruge den ulykkelige sundheds- og økonomiske krise til at se de vante, trygge samarbejds- og organiseringsformer i sømmene. Lad os beslutte hvilke, der skal kasseres og hvilke, der skal gentænkes.

Vi har lige nu en fantastisk mulighed til at forandre, tilpasse og designe organisationer, der står på et fundament af agilitet og handlekraft.

Eksempler herpå kunne være at den tætte fysiske kommunikation erstattes af den tætte virtuelle målrettede kommunikation.

Gør organiseringer tilpasningsdygtige – agile uanset størrelse.
Samarbejdet kan finde sted i reel time, når det er nødvendigt og kun mellem de der kan bidrage.
Podcasts kan erstatte instruktioner, vejledninger, introduktioner, kampagner, salgsfremstød og meget andet.
Møder organiseres, når de er påkrævet og i en udstrækning, som fører til den målrettede handling og beslutning.
Bestyrelsesmøder, lederseminarer og direktionsmøder bliver hovedsageligt virtuelle.
Strukturer & organisatoriske barrierer bliver fjernet, også på tværs af lande.
Anderledes måder at tænke & handle fyringer på.

Det er jo allerede kendte teknologier – Skype, Microsoft Teams, Zoom m.fl., som kan bringes i anvendelse, men det er organiseringer og handlinger, som skal ændres – måske fundamentalt.

Nogle vil så indvende, at en sådan omstilling også kræver store holdningsmæssige ændringer.

Det er sikkert rigtigt, men vi siger i stedet: lad os sætte det i værk, lad os handle, så skal holdningerne nok følge med. Vi ser begge, at mange organisationer hurtigt har formået at omstille sig til den nye situation netop ved at handle og agilt tilpasset sig den nye situation.

Vi taler ikke nødvendigvis om hjemmearbejdspladser men om virtuelle partnerskaber for handling – også i fysiske organisatoriske rammer. Det handler i højere grad om, hvordan organisationer organiserer sig, så deltagelse og handling bliver muligt.

En ting, som vi begge har lagt mærke til, siden Danmark og senere hen verden er blevet lukket ned, er nemlig netop, at medarbejdere og ledere faktisk har omstillet sig på kort tid og fået organisationerne til at fungere på trods af de svære vilkår.

Ledere og medarbejdere har i mange tilfælde forandret sig mere på 10 dage, end der var muligt i 100 dage tidligere. På et splitsekund er mange organisationer, ledere og medarbejdere blevet mere agile.

Krisen giver anledning til at reflektere over ting som: var vores organisation for tung i røven før krisen, måske forårsaget af for rigide regler, bureaukratiske strukturer og styring?

Kort sagt krisen har vist forløst et potentiale, der ikke tidligere blev bragt i spil. De gamle strukturer og samarbejdsprocesser har vist sig ikke at slå til i situationer som denne.

Det giver anledning til at reflektere over om en organisation måske var for tung i røven før krisen – måske forårsaget af for rigide regler, bureaukratiske strukturer og styring? Og over hvordan man kan fastholde den agilitet og nye samarbejdsformer, som vi nu har opbygget, så disse kan vare og udvikle sig på den anden side af krisen.

Vi tror, at virksomhederne kan hente inspiration fra FN’s 17 verdensmål og mere konkret, at “Partnerskaber for handling” kunne være et bud på, hvordan de faste fysiske organiseringers grænser og produktive aktiviteter kunne omlægges til nye, løsere organiseringer, der kan etableres uanset fysisk tilstedeværelse eller ej.

Det er vigtigt, for hvis vi ændrer praksis som beskrevet, bliver virksomhederne samtidig mere bæredygtige.

Rene Dalgas Andersen & Flemming Riishøj er ejere og partnere i rådgivningsvirksomheden BO FN17

Topillustration: Fra forfatternes blog.

Rene Dalgas og Flemming Riishøj

René Dalgas har en baggrund som tidligere leder i Forsvaret, er cand. mag i læring- og forandringsprocesser og har seneste 8 år arbejdet med ledertræning og organisationsudvikling. Rene er medindehaver af virksomheden #BO FN17 – partnerskaber for handling inden for bæredygtig ledelses- og organisationsudvikling. Flemming Riishøj har været stærkt engageret i Lederuddannelser bl.a. Diplom i ledelse på Københavns Professionshøjskole, UCL og UCN, og gennemført mange forskellige konsulentopgaver gennem ansættelse i betydningsfulde konsulentvirksomheder for store private virksomheder samt en række kommune, regioner og staten. Flemming er cand.jur. og Master i Læreprocesser. Flemming er medstifter af virksomheden #BO FN17 og er Partnerskaber sammen med og i virksomheder i den private og offentlige og den tredje sektor.