mm

Thomas Milsted

Thomas Milsted er forfatter og rådgiver. Er medlem af Dansk Journalistforbund og har skrevet adskillige bøger og artikler om og omkring det psykosociale arbejdsmiljø. Har i mere end tyve år arbejdet som rådgiver og foredragsholder. Tidligere leder af Center for Stress og Trivsel A/S, nu freelance og Generalsekretær i Stresstænketanken. Sidder og har siddet i diverse tænketanke med hovedvægt på at få løst stressproblematikker i danske organisationer og samfundet generelt.

Har blandt andet udgivet: Stress. Sådan tackler du det. (1999) Børsens Forlag. Stress. Grib chancen for et bedre (arbejds)liv. (2006) Jyllandspostens/Politikens Forlag. Lykke. Er der en vej til det gode liv? (2008) Jyllandspostens/Politikens Forlag. Trivsel. En guide til motivation og arbejdsglæde. (2009) Jyllandspostens/Politikens Forlag. Ned og op med stress. (2011) En samtale-bog med Pernille Rosenkrantz-Theil. Gyldendal. Arbejdsglad. - sådan skaber du bedre resultater med glade medarbejdere. (2014) Gyldendal. Skab værdi med trivsel og empati. (2015) Gyldendal. Stedbørnene. En guide til sammenbragte familier. (2015) People´s Press. Stresset. (2017). People´s Press. Mobile Pay: 31418376

Se alle skribentens artikler

Du kan støtte
Thomas Milsted
på Mobile Pay: 31 41 83 76

Åbne kontorlandskaber er helvede på jord

ARBEJDSMILJØ – I de over tyve år jeg har arbejdet som arbejdsmiljørådgiver er det, som har undret mig mest, den fortsatte brug af åbne arbejdslandskaber.  Smukt kan det se ud, masser af lys og stemning, men som arbejdsbetingelse kan man nok ikke udsætte sine medarbejdere for noget der er værre, skriver Thomas Milsted.

Lad mig bare gå til konklusionen med det samme: Hvis man vil have produktive og effektive medarbejdere, svarer det at placere dem i åbne arbejdshaller til at pille hjulene af cyklerne og samtidig forlange at ens team skal vinde Tour de France.

Vil man som organisation have leveret top-kvalitet eller løsnet gordiske knuder, kan lederne lige så godt stille sig bag medarbejderen og slå på et bækken. Det er ikke bare ubegavet og kontraproduktivt at sætte ansatte ind i storrumskontorer; det er også uanstændigt og mangel på respekt for det at kunne levere en høj faglig kvalitet.

Men da det selvsagt aldrig er populært at spare penge på medarbejdernes sikkerhed og velvære, pakkes de åbne landslaber ind i en retorik, der oversætter det ‘åbne og forstyrrende’  til ‘det kreative og innovative’

Nu tror jeg ikke, at der er mange medarbejdere der hopper på det skønmaleri, at etableringen af de åbne arbejdshaller udelukkende skyldtes behovet for videndeling, kreativitet, spontan sparring og bedre samarbejde. De fleste har fattet, at det mere handler om designtyranni eller besparelser.

Flere undersøgelser har gennem årene  også tydelig vist, at det nok ikke er for medarbejdernes trivsel, disse installationer etableres. Det handler som sagt i første omgang om at spare penge.

Men da det selvsagt aldrig er populært at spare penge på medarbejdernes sikkerhed og velvære, pakkes de åbne landslaber ind i en retorik, der oversætter det ‘åbne og forstyrrende’  til ‘det kreative og innovative.’

Selv dem, der elsker åbne kontorlandskaber, tager skade

Resultater viser imidlertid, og har vist det i flere undersøgelser, at jo større kontorlandskabet er, jo værre har de mennesker, der sidder i dem det. Alt over 25 mennesker synes at være bandlyst, men mindre kan også gøre det.

Men det er ikke kun det åbne landskab, der er er problemet. Primært er det de aktiviteter, der foregår i det.

Støj er selvfølgelig en væsentlig stressfaktor og derfor må ledelsen altid helt gøre det klart, at etableringen af et åbent kontormiljø er resultatet af grundige overvejelser med fokus på̊ arbejdspladsens bedste og at man sideløbende med etableringen af de åbne vider, også har forsøgt at reducere støjen til det lavest mulige niveau.

Stimuli i form af lyde er forstyrrende, og det samme er visuelle forstyrrelser

Men uanset hvilke grunde, der måtte være til at etablere åbne kontormiljøer, er det væsentligt at være opmærksomme på de negative konsekvenser, beslutningen kan have. Erfaringerne viser, at langt de fleste medarbejdere har svært ved at koncentrere sig i åbne kontorlandskaber, og flere mener, at de laver fejl på grund af støj og for mange synsindtryk.

Her er nogle af de konsekvenser og problemer, som erfaringerne og forskningen har vist, er de mest udfordrende, når det drejer sig om åbne kontormiljøer:

  • En forstyrrelse på bare få sekunder gør, at man mister koncentrationen, og der kan gå lang tid, før man kommer tilbage i koncentrationen
  • Flere afbrydelser betyder flere fejl. Mange medarbejdere og ledere fortæller, at de begår væsentligt flere fejl, når de hele tiden bliver afbrudt i en opgave.
  • Hjernen evner ikke at lave flere komplekse ting på samme tid. Det betyder, at den hele tiden skifter imellem aktiviteterne. Det er således ikke muligt at fastholde fokus, når man for eksempel forsøger at føre en samtale og samtidig løse en arbejdsopgave. Det kan simpelthen ikke lade sig gøre.
  •  Det vedvarende ufrivillige støjniveau stresser også hjernen, fordi vi ikke selv er herre over, hvornår og hvordan en given information skal processes.
  • Filtreringen af information er vanskelig, når vi tæppebombes med informationer. Og det er ikke bare det, der er tæt på, som forstyrrer. I meget store kontorlandskaber er vores hjerne også opmærksom på de lyde, som er længst væk, men også det, som fanger vores synsfelt, selv over store afstande, deler vores opmærksomhed.
  • Stimuli i form af lyde er forstyrrende, og det samme er visuelle forstyrrelser – kollegaer, der går forbi, kollegaer, der bevæger sig omkring og gestikulerer med armene og så videre. Forstyrrelser behøver altså ikke engang være direkte henvendelser, men blot hørlig og visuel aktivitet omkring en i rummet. Der sker ganske enkelt det at vi uafladeligt aktiverer vores overlevelsesmekanisme, med stress til følge, når der sker for meget omkring os.

Den mest optimale løsning er at give medarbejderne frit valg mellem det åbne kontormiljø og et enkeltmandskontor

Videndeling og fælles ideudveksling er nemlig ikke det samme som at råbe tværs gennem hele rummet eller ytre begejstrede og engagerede kommentarer hen over skrivebordet. Den gode vidensdeling sker ofte ved de mere komplekse arbejdsopgaver, der kræver tid og fordybelse, og de bør foregå på strukturerede møder.

Følelsen af overvågning og manglende frihed til at gøre sit skrivebord mere personligt (med blomster og billeder af børnene eller andre symboler på personlige værdier) er ofte ikke muligt af hensyn til den frie mobilitet. Og det kan skabe rodløshed. De fleste vil helst sidde med ryggen mod muren eller ved vinduet og ikke i en udsat position midt i rummet, hvor man kan føle sig ”angrebet” fra alle sider.

Og endelig er det værd at bemærke, at medarbejdere i åbne kontormiljøer har væsentlig flere sygedage end medarbejdere, der har egne kontorer, ifølge både Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø og Scandinavian Journal of Work, Environment & Health.

Giv i det mindste medarbejderne et valg

Når det drejer sig om støj og manglende mulighed for koncentration, kan man arbejde med flere forskellige typer rum.

Den mest optimale løsning er at give medarbejderne frit valg mellem det åbne kontormiljø og et enkeltmandskontor.

Alternativt kan man stille enkeltmandskontorer til rådighed for personer med specielle behov eller i særlige arbejdssituationer. Det kan være permanente kontorer eller konto- rer, der er tildelt i en tidsbegrænset periode.

En tredje mulighed er at skabe fleksible rum, som kan indrettes i forskellige størrelser. Det vil give mulighed for større eller mindre fælleskontorer alt efter behov og ønsker.

for det handler vel ikke om at man i det skjulte i virkeligheden vil fremme den disciplinerende kontrol med og overvågningen af arbejdsindsatsen?

Endvidere kan man øge valgmulighederne med stillekontorer, cafeområder, projektrum og forskellige typer af mødelokaler. Valget mellem typer af rum giver mulighed for at til- og fravælge uro og interaktion med kolleger, og det giver også mulighed for at gå i enrum, hvis man har brug for ro til koncentrationskrævende arbejde.

Endelig kan man give mulighed for en hjemmearbejdsplads. Selvom der stadig er store diskussioner om, hvorvidt hjemmearbejdspladser er en fordel for virksomheden, påpegede et studie fra National Bureau of Economic Research i New York, at der kan være betydelige produktivitetsgevinster at hente ved hjemmearbejde. Det samme viser danske undersøgelser.

Så selvom at de åbne kontorhaller stadig sælges som den fede stemning i et spontant udvekslende og dynamisk miljø, burde det nu være helt klart at det, ud fra hjernes virkemåde  er en stemning af den mere kaotiske slags. At man bliver ved med at etablere dem er altså en gåde af de helt store, for det handler vel ikke om at man i det skjulte i virkeligheden vil fremme den disciplinerende kontrol med og overvågningen af arbejdsindsatsen? Til det har vi vel alt for høj tillid til vores medarbejdere i Danmark?

Foto: Thomas Milsted

Kategorier